Det finns några saker som alltid är viktigt att tänka på när man ska skapa ett lyckat event, galamiddag eller företagsfest. Naturligtvis finns det ett gäng andra punkter också men de här har vi valt ut som några extra bra att tänka på.
Med våra hundratals genomförda event har vi lyckats göra både framgångsrika event och mindre lyckade event. Det är lite det som är charmen ibland, att man i vår bransch ständigt lever med puls. Vi minns tillbaka när vi var i Kroatien med en grupp och en av bussarna gör fel och kommer aldrig fram till anläggningen. Minst sagt en dålig upplevelse för alla ombord på bussen. Eller den kvällen när DJs blev magsjuk, mitt under spelningen. Jahapp, that happened. Eller när strömmen gick under en stor mässa (en IT-mässa dessutom, ja vi förstår ironin) och ingen visste hur man slog på den igen.
Ja ni förstår säkert att vi har varit med om det mesta. Men det har gjort oss visare, starkare och mer säkra på att vi också vet hur man skapar ett lyckat event. För ja, vi har gjort sådana också ;)
Tips 1 - Den dramaturgiska kurvan
Tänk dig att gästerna har slagit sig ner vid sina platser och ska inta kvällens trerätts-middag. Underhållningen är uppdelad i akter under middagen för att sedan avsluta kvällen med dans. När gästerna klev in i salen kanske de möttes av ett band som spelar lugnare mingelmusik. Den dramaturgiska kurvan har startat, lite mjukt och försiktigt. Gästerna slår sig ner, äter och musiken från scen tystnar för att sedan komma igång igen vid avduk av förrätt. Här kan man sakta men säkert öka upp tempot. Lite fler låtar som folk känner igen, men fortfarande lugnt. Märker ni hur kurvan sakta men säkert stegras? Ni förstår säkert vart vi är påväg. I akt 2 ökar stämningen, musiken blev mer intensiv, folk slutar prata för att istället sjunga med. Akt 3 - folk ställer sig upp på stolen, vevar servetten och skrålar för full hals. Den dramaturgiska kurvan avslutas med crescendo.
Tips 2 - Energi
Människor behöver mat och dryck för att inte tappa energi. Glöm inte att bjuda på kaffe/te och fri tillgång till vatten genom hela eventet. Göm inte vatten i en liten tillbringare i baren - fram med det och fram med snackset!
"Jag har varit på event och mässor runt om i hela världen och drabbas alltid av bristen på tillgänglighet till vatten. Varför är det alltid så?" – Tankar i natten från en eventprojektledare, Ellinor Thörngren
Tips 3 - Innehåll
Under en konferens med viktigt innehåll är det bra om man tänker på pauser, oftare än vad man tror. Och har ni viktigt innehåll som ska berättas, säg det inte för sent i presentationen eftersom folk tappar fokus ganska snabbt. Och det spelar ingen roll hur intressant innehållet är, människor fungerar bara så. In med lite energishots, ställ er upp och dansa eller gör något oväntat mitt för att få upp energin och göra så medarbetarna lättare kan ta till sig av innehållet.
Tips 4 - Riskanalys
Ja vi fattar, det är en party pooper det här med riskanalyser. Men ack så viktigt. Vad gör vi om moderatorn ställer in samma dag? Vad händer om... Se till att ha en plan B för alla tänkbara händelser så är ni väl förberedda om det skulle hända. Och tro oss, vi har varit med om det mesta, så vi vet hur viktigt det kan vara. Sen kan man inte förutse allt, det är lite charmen med event, men det som går att förutse är bra om det planeras.
Tips 5 - Det oväntade.
Planera in något som är helt oväntat och som gör att gästerna kommer säga "whaaa, vad är det som händer!" Låt fantasin flöda!
Det var allt för denna gången...
Eller vill ni få fler tips? Vill ni bolla idéer eller vill ni höra mer om något? Naturligtvis! Hör av er så berättar vi.